1기록부터 보존하십시오
전표, 결재 문서, 거래처 입출금 내역, 회계·업무 시스템의 접속 기록처럼 회사가 관리하는 자료를 먼저 보존하십시오. 원본은 손대지 말고 복사본으로 검토하는 것이 좋습니다.
의심을 드러내기 전에 기록을 확보해야 합니다. 조사 사실이 먼저 알려지면 자료가 지워지거나 바뀔 수 있습니다.
2권한과 규정을 확인하십시오
취업규칙, 회계 규정, 보안 서약서에 조사와 징계 절차가 어떻게 정해져 있는지 확인하십시오. 절차를 벗어난 조사는 사실을 확인하고도 회사에 부담을 남길 수 있습니다.
필요하다면 해당 직원의 결재·송금 권한을 조정해 추가 피해를 막으십시오. 이때도 규정에 따른 절차를 밟는 것이 안전합니다.
3해서는 안 되는 조사
직원 개인 휴대전화를 열어 보거나 개인 메신저·이메일에 접속하는 일, 직원 차량에 위치 확인 장치를 다는 일은 법령 위반이 될 수 있습니다.
회사가 불법적인 방법으로 확보한 자료는 징계나 소송에서 오히려 회사에 불리하게 작용할 수 있습니다.
4사실 정리 후 결정하십시오
확인된 사실, 관계자 진술, 분석, 아직 확인되지 않은 사항을 나눠 정리한 뒤 노무·법률 전문가 검토를 받아 징계와 고소 여부를 정하십시오.
외부 확인이 필요하다면 회사의 권한 범위 안에서 사업장·거래처 등 회사 밖의 사실을 확인하는 방식으로 진행합니다.
5한 장으로 정리하는 순서
의심이 든 계기와 날짜, 관련 거래와 전표·승인 기록, 담당자의 권한 범위와 규정, 확인된 사실과 확인되지 않은 사항, 손실 추정액과 산출 근거. 이 순서로 한 장에 정리하면 노무·법률 검토가 빨라집니다.
정리한 문서에는 추정과 확인을 구분해 표시하십시오. 확인되지 않은 것을 확정처럼 적은 문서는 나중에 회사의 신뢰를 떨어뜨립니다.
